Besluitenlijst  Jeugdraad – bestuur

De jeugdraad evalueert haar vergaderstructuur van het afgelopen werkjaar:

• We behouden de maandelijkse frequentie
• We blijven afwisselend op dinsdag- en vrijdagavond vergaderen. Vanaf dit jaar in de even maanden op vrijdag en in de oneven maanden op dinsdag.
• De vergaderingen waren het afgelopen jaar meer to the point dan het jaar ervoor
• De vergaderingen worden als productief en zinvol ervaren. We moeten wel scherper modereren, er is soms te veel geroezemoes.

De jeugdraad evalueert haar samenstelling op volgende punten:

• Hoe ervaren we het aantal leden?
  • Goed aantal, zeker handig tijdens activiteiten om met zoveel te zijn
• Is er voldoende diversiteit in de groep?
  • Nee, de jeugdraad is een erg homogene groep
  • Alle leden komen uit een jeugdvereniging
  • Alle leden zijn ouder dan 18 jaar
  • Niemand die een bepaalde (culturele, etnische, socio-economische,...) achtergrond heeft
  • Merendeel meisjes
  • Werkpunt naar volgend jaar
• Zijn er bepalingen uit het huishoudelijk reglement die aangepast moeten worden?
  • Nee, het reglement is goed zoals het is

De jeugdraad evalueert de mate waarin zij haar doelen en haar doelgroep al dan niet bereikt:

• We zijn als jeugdraad een adviesorgaan voor het gemeentebestuur
• Om een advies aan de gemeente te bezorgen, kunnen we de schepen (of jeugdconsulente) aanspreken
• We willen meer inzetten op spontaan advies geven: brainstormen met de jeugdraad over iets waar we spontaan advies over kunnen geven (bijvoorbeeld met groepjes brainstormen tijdens de vergadering, meer interactief, tijdens eerste of laatste 10 minuten van de vergadering)

De jeugdraad evalueert de betrokkenheid van het Diepenbeeks beleid:

• Hoe ervaren we de betrokkenheid?
  • Niet echt betrokken, lijkt alleen wanneer het moet (bijvoorbeeld advies politiereglement)
  • DeBattle in het verleden was wel een meerwaarde
  • Jammer dat we Heizoe niet meer kunnen gebruiken voor feestjes, nood aan een fuifzaaltje in Diepenbeek (Demerstrand zou ideale locatie zijn)

De jeugdraad evalueert de samenwerking met de gemeente:

• Hoe ervaren we de onderlinge samenwerking met de jeugdconsulente, dienst vrije tijd,...?
  • Meer terugkoppelingen zouden fijn zijn, bijvoorbeeld vanuit financiële dienst (was iets misgelopen met facturen die de jeugdraad had bezorgd aan de financiële dienst, hadden hier nog verdere vragen over maar deze werden niet teruggekoppeld aan de jeugdraad als indiener)
  • Zijn er nog betalingen achterwege van het Vrijwilligersfeest? 
  • Wat betreft logistieke en praktische ondersteuning door dienst vrije tijd hebben we niet te klagen
  • Jammer dat we geen kot meer hebben. Veel materialen en drank om thuis te bewaren. Oplossing: burgemeester voorziet toch iets in de kelder van de Plak of bij zijn thuis.

De jeugdraad evalueert algemeen hoe zij haar adviesrol invult, en deze ervaart:

De jeugdraad heeft de perceptie enkel om advies gevraagd te worden wanneer het verplicht is.

De jeugdraad diende het afgelopen werkjaar twee adviezen in:

• Operatie clean-up (problematiek jeugdlokalen)
• Aanpassing politiebesluit (verplicht advies)

De jeugdraad evalueert haar activiteiten in het afgelopen werkjaar:

• Actie 'Operatie clean-up' (afvalbeleid)
  • Advies wordt gevolgd
  • Zichtbare verbetering onderhoud van lokalen door maandelijkse controles 
  • Op dit moment nog geen strikes (waarschuwingen) uitgedeeld
  • Problemen situeren zich vaker buiten, binnen gaat het stukken beter
  • De andere verenigingen in het centrum geven aan last te ondervinden door het afval van 1 vereniging 
    • Wederzijds respect naar elkaar + leden en hun ouders is noodzakelijk
    • Zou een containerparkje dit probleem verhelpen? Het zou het in ieder geval vergemakkelijken. 
    • Wanneer het er (te) erg bij ligt, kunnen jeugdraadleden of jeugdverenigingen dit altijd melden bij de jeugdconsulente zodat zij kan ingrijpen. Men aarzelt om niet de boeman te willen zijn, maar de jeugdconsulente zal de klacht anoniem houden dus dat moet geen argument zijn. Er kan alleen kort op de bal worden gespeeld als we elkaar op de hoogte brengen. 
• Promo-acties Blokbar
  • Top!! Blijven behouden.
  • Rad en Bingo heel leuk --> Geeft meer motivatie om te studeren
  • Pasta pesto heel gemakkelijk en snel
  • Acties trekken ook studenten aan die niet in een jeugdvereniging zitten
• Kinderanimatie Nieuwjaarsreceptie
  • Leuk, blijven behouden
  • Fotokader is een meerwaarde
• (Kinder)carnaval
  • Kindercarnaval
    • Het meeste volk komt wel van de jeugdverenigingen, met enkele andere kinderen
    • Aankondiging voor in het kinderkrantje moet ten laatste 8 december worden doorgegeven!!
    • Winnaars mogen op de wagen staan --> Positieve reacties van gekregen het afgelopen jaar
    • Duidelijk maken dat de activiteit vanaf 6 jaar is, vorig jaar waren er ook kinderen van 4 jaar aanwezig
  • Carnaval
    • Aankoop van snoep is duur, waarom niet fruit kopen? Leuk om te geven en goedkoper.
    • Wel alsnog een beetje snoep behouden
• De Duim
  • Geweldig
  • Fijn dat er schepenen zijn gekomen
  • Zeker opentrekken naar alle jeugd, geen limiet op zetten
    • Meer reclame maken
    • Pascontrole doen, geen alcohol schenken aan minderjarigen
  • Eventueel zaal afzetten om ze voller te laten lijken
  • Feedback opruim zaal door de zaalverantwoordelijke was goed
• BBQ voor de winnaars van De Duim
  • Veel te veel vlees gekocht
  • Alternatief voor kip, moest te lang bakken
  • Leuke activiteit
  • Meer non-alcoholische alternatieven voorzien, ook voor andere activiteiten
  • Volgende keer bijhouden hoeveel we inkopen en verbruiken, zodat we beter weten hoeveel we moeten voorzien naar een volgende editie
  • Meer met de vereniging socialisen, geen twee groepen creëren
• Kampbezoeken jeugdverenigingen
  • Goed verlopen
  • Beter onderling communiceren, valt gemakkelijker om in de namiddag te gaan
  • Komend jaar met meer studenten, zal gemakkelijker zijn om data vrij te houden
  • Leuk als we met veel kunnen gaan en meerdere kampen op 1 dag kunnen bezoeken
  • Wat vonden de verenigingen van de totebags? --> Meeste verenigingen blij ermee
  • Op het einde van de zomer een grote social-media post maken van alle kampbezoeken
• Vrijwilligersfeest
  • Heel leuke activiteit
  • Feedbackpunt vanuit vereniging --> Volgend jaar geen alcohol tijdens het spel
  • Vervelend wanneer verenigingen te laat komen, of pas komen wanneer de bar open is --> Geen openingsuur op bar plakken, tijdens het spel de bar onaangekondigd sluiten
  • Massaspel proberen volgende editie
  • Muziek: laatste 2 uur geen meezingmuziek --> Omwille van fout in communicatie
  • Op sommige momenten stond de muziek heel luid
  • Minder pizza bestellen volgend jaar
• Deelname JWO
  • Volgende JWO 22 november
  • Goed dat er altijd iemand van de jeugdraad aansluit

De kasverantwoordelijke geeft een terugkoppeling over de jeugdraadkas:

• 1/3 van ons werkingsbudget geven we uit aan onszelf (bijvoorbeeld jeugdraadtruien, kerstfeestje,...)
• We kunnen aanspraak maken op financiële ondersteuning van de gemeente bij activiteiten in samenwerking met dienst vrije tijd
• Toelichting jeugdconsulente over de werkwijze van betalingen in het kader van activiteiten in samenwerking met de jeugdraad (bestelbonnen aanvragen,...)
  
  • Wanneer je een aankoop wil doen in het kader van een activiteit in samenwerking met dienst vrije tijd, kan de jeugdconsulente een bestelbon aanvragen (wees goed op tijd)
  • Bij de aanvraag van bestelbonnen moet er rekening gehouden worden met raamcontracten van de gemeente (bijvoorbeeld Sligro, Poesen,...)
  • Indien de kost hoger is dan 250 euro, moet er bij 3 verschillende firma's prijs gevraagd worden
  • Bestelbonnen moet je altijd op voorhand hebben, je hebt namelijk goedkeuring nodig om iets aan te kopen

De kasman stelt voor om een gemeenschappelijke drive aan te maken:

• Verslagen en kasdocumenten kunnen gemakkelijker geraadpleegd worden
• Vorige voorzitter voegt alles van de voorbije 5 jaar toe aan de drive
• Toelichtingen bestelbonaanvragen etc. kunnen hier ook in gezet worden

De jeugdraad bespreekt enkele variapunten:

• Subsidies jeugdverenigingen in orde?
  • Lezen ze het subsidiereglement wel allemaal? Er staan dingen duidelijk in uitgelegd die niet gedaan worden.
  • Kadervormingsbewijzen worden vaak vergeten, daardoor loopt een vereniging veel geld mis. Dit werd vooraf meermaals duidelijk uitgelegd. Tijdens het jeugdwerkoverleg worden de jeugdverenigingen hierop attent gemaakt.
• Actie Dag van de Jeugdbeweging
  • Meer dan top!
  • KLJ veel likes --> Cadeau KLJ = bon O'Learys van €100, promoten op social media
  • Jota niet inbegrepen in de actie, omwille van atypische jeugdbeweging (geen reguliere jeugdbeweging maar kunstbeoefening). 15 april 2024 is het Dag van de Kunst.
• Afspraak jeugdraad Bilzen
  • De voorzitter gaat een berichtje sturen naar de Facebookpagina
• Denkoefening: trekken we onbewust onze eigen vereniging voor? 
  • In het achterhoofd houden dat we objectief moeten blijven
  • Leeft wel extern dat we mensen "voortrekken" terwijl het niet zo bedoeld is