Terug Jeugdraad – bestuur

Er zijn opmerkingen over het verslag van de vorige vergadering. Twee punten worden opnieuw besproken, en nadien aangepast in desbetreffend verslag.  

• Punt jeugdwerkoverleg --> Herformulering reactie jeugdverenigingen op voorstel BKO (er bestaan gegronde redenen waarom de jeugdverenigingen niet ingaan op het voorstel)
• Punt vrijwilligersfeest --> Opnieuw bespreken vervolg/al dan niet sanctioneren van de ongenodigde gast (verdeelde meningen onder de jeugdraadleden)

1.    Evaluatie Blokbar

• Hoe zijn alle acties verlopen?
  • Alle acties op pasta na werden reeds vorige keer besproken. Pasta werd geapprecieerd.
• Is het de bedoeling dat dit een blijver is? Of iets eenmalig voor dit jaar? 
  • Blijven behouden want niet-georganiseerde jeugd wordt hierdoor ook betrokken
  • Bingo heel leuk concept en goedkoop

2.    Evaluatie kampbezoeken

• Wat vonden ze van de tasjes als geschenken? --> Leuk. Er zijn nog tassen over.
• Posten kampbezoeken:
  • Volgend jaar betere afspraken maken wie de social media posts maakt, zo komt het niet op 1 persoon terecht + zijn er geen foute verwachtingen. De 2 vergeten verenigingen worden nog asap gepost.
  • Volgend jaar uren kampbezoeken beter afstemmen/nakomen
  • Volgend jaar alles tegelijk posten na alle kampbezoeken 
  • 1 grote tekst maken waarbij de jeugdverenigingen worden getagd als bedankje 

3.    Evaluatie BBQ Chirojongens

• Leuk
• Iets minder witte worsten volgende keer --> andere worsten 
• Bespreken vat van de winnaars
• Winnaar de keuze laten tussen brunch en BBQ blijft een goede optie 

• Nieuwe hoofdleiding overlopen
• Opfrissing algemene afspraken
• Uitleg subsidies --> Nogmaals benadrukt dat een kamp pas geldig is vanaf een bepaald aantal gekwalificeerde leiding, zoals omschreven in het subsidiereglement.  
• Stavaza overlast --> Rattenplaag

• 2 klachten binnengekomen over afval tijdens zomermaanden 
• Hoe zijn de afvalophalingen verlopen? 
  • Hei volgt, Lutselus bijna goed (enkel een paar bashen konden niet opgehaald worden), centrum een flop. 
  • Korte samenvatting centrum:
    • Er waren 2 afvalophalingen voorzien voor het centrum. Deze zijn beiden misgelopen, wegens een misverstand. Afval werd per vergissing in een palencamion geladen. Op de datum van de eerste afvalophaling lag het in de camion. De TD is de camion gaan leegkappen. Het daarna ongesorteerde afval is niet meegenomen omdat het er niet volgens de afspraak bij lag. Tegen de tijd van de tweede afvalophaling was het afval terug gesorteerd, maar lag het al zo lang buiten dat er terug afval bij is gekomen van alle verenigingen. Bij de tweede afvalophaling lag het er dus weer niet volgens de afspraak bij.
    • Op die manier komen er problemen (en ratten). Dit wilden we nu net vermijden met de nieuwe afspraken rond afvalophaling.
    • De vereniging in fout wijt het misverstand aan foutieve communicatie vanuit de gemeente/jeugdconsulente. Echter werden de afspraken overlopen tijdens het JWO.
    • Het afval is intussen terug gesorteerd, de TD is het komen ophalen.
    • De vereniging krijgt nog een afzonderlijke terugkoppeling van de jeugdconsulente, en een waarschuwing in het kader van operatie clean-up.
    • Conclusie voor de verenigingen: afspraken goed nalezen, vraag meer info als je iets niet zeker weet. Fouten maken is menselijk, geef het gewoon toe. 
  • Volgend jaar proberen we de nieuwe regeling gewoon opnieuw, de jeugdverenigingen moeten zich dan wel allemaal aan de gemaakte afspraken houden.

Update werkgroep 

1. Start/einde? 
   • 15u30 afspreken voor opbouw
   • 18u30 begin 
   • 19 u start activiteit
   • 20u eten
   • 20u30 muziek
   • 20u30 tot 21u30 VIP
   • 2u einde
2. Eten? → Pizza’s zijn besteld bij Bruno’s, eerste levering komt om 20u en tweede om 20u30. Wat met de allergieën?
   
   • Frietjes als alternatief of vragen in pizzeria of ze lactose en glutenvrije pizza's hebben
   • Snacks, chips en partysnacks worden voorzien
3. Drinken? → Regelen met Carina
   • Cocktails? Min 18 jarigen --> Met bandjes werken -18 en +18
   • Mogen alleen drank van de zaal gebruiken? Zelf aankopen mag als dit niet in de zaal aanwezig is.
4. Licht en geluid? → Geregeld met collega’s Vrije Tijd
   • Licht en geluid komt dienst Vrije Tijd regelen --> Kunnen zij mengpaneel ook aansluiten?
5. Spel dat op voorhand wordt gespeeld? 
   • Spel met opdrachtjes
   • 2 mensen doen mee per vereniging --> Winnende vereniging krijgt een uurtje in VIP
6. DJ’s?
7. Uitnodigingen zijn in orde
8. Sabam is in orde
9. 2 EURO BORG duidelijk maken (om dronkenschap te vermijden!) --> Op evenement delen!! Geen beker = pech!
10. Andere varia 
    • Evenement komt nog!!!! Volgende keer iets eerder online zetten.
    • Inkomlijst aftekenen. Een aantal mensen zijn afgelopen jaren gekomen zonder uitnodiging --> Beter in het oog houden en duidelijk communiceren dat dit niet toegestaan is. 
    • Vraag vanuit vereniging om een plus-one te mogen meenemen omwille van een klein aantal leiding. Gaan we niet op in --> Geen grijze zone creëren.
    • Vechten, de boel saboteren of je niet gedragen = buiten.

1. Wie verlaat de Jeugdraad? Uit het oog is niet uit het hart! --> 4 leden
2. Nieuwe jeugdraadleden: de voorzitter contacteert de kandidaten en maakt een poll om in september iets te gaan drinken --> 2 kandidaten + 4 kandidaten die nog twijfelen 

• In oktober of november
• Vrijdagavond is de eindevaluatie met de stoppende jeugdraad
• Zaterdag is er een kleine activiteit + opstart nieuw werkjaar, indeling taken en evenementen…
• Vergaderingen bundelen op 1 dag gaat niet voor de jeugdraad

• Kas: update → Kaart is in orde
  • Bestelbonnen vragen carrefour, Action, Noelanders voor vrijwilligersfeest
• Carnavalswagen
  • Bespreken
  • Bij dezelfde persoon als vorig jaar een wagen huren
  • Beide wagens bekijken en kijken waar voldoende plaats is 
• Kwestie ongenodigde vrijwilligersfeest:
  • Nog een gesprek heeft geen zin meer 
  • Mag hij komen naar vrijwilligersfeest? --> De jeugdraad doet een stemming 
  • Als jeugdraad dit als les meenemen
• Hoe zijn de budgetten van de jeugddienst en jeugdraad verdeeld voor gezamenlijke activiteiten?
  • Ongeschreven afspraak: Duim vooral jeugdraad, extra's door jeugddienst / Vrijwilligersfeest vooral jeugddienst, extra's door jeugdraad